Para aprovar compra urgente no ERP sem burlar a alçada, não crie um caminho paralelo: crie uma regra de urgência dentro do próprio ERP e deixe o aprovador decidir pelo celular.
A urgência é real. A máquina parou, o material acabou, o fornecedor só segura o preço hoje. O problema começa quando a aprovação sai do sistema.
Por que o WhatsApp e o email quebram a alçada
Um "pode comprar" numa conversa não passa por nenhuma validação. Ninguém confere se aquele aprovador tem alçada para aquele valor.
Depois, o comprador lança o pedido já com a ordem verbal. A auditoria encontra uma compra sem registro de quem aprovou, quando e por quê.
Há ainda o efeito de costume. Se a exceção funcionou uma vez, ela volta na semana seguinte, cada vez com menos cerimônia, e a alçada vira enfeite.
Defina a urgência como regra, não como exceção
Urgência não é ausência de alçada. É um fluxo mais curto, com critérios escritos. Defina isso com compras, TI e financeiro antes de precisar.
- Quem pode marcar. Quais perfis podem classificar uma solicitação como urgente.
- Motivo obrigatório. Parada de linha, falta de material, prazo de fornecedor. Sem campo livre vazio.
- Quem aprova. A alçada continua a mesma; o que muda é o aviso imediato ao aprovador.
- Substituto. Quem aprova quando o titular está fora, também configurado no ERP.
- Revisão posterior. Lista periódica das compras urgentes para ver se viraram hábito.
Se a urgência virar a maior parte das compras, o problema é planejamento, não aprovação.
Aprovação pelo celular, dentro do ERP
O aprovador não precisa estar na frente do computador. Precisa receber o aviso, ver itens, valores e histórico do fornecedor, e decidir.
O App de Aprovação de Compras da FBS Portais faz isso respeitando as alçadas configuradas no ERP. Notifica a pendência em tempo real e registra aprovação ou rejeição com justificativa. Quem aprova é quem o ERP autoriza, e o registro fica no pedido.
Para aprofundar, veja como aprovar pedido de compra pelo celular respeitando a alçada.
Posso liberar um valor maior só para compras urgentes?
Isso é decisão da sua política de alçadas, não do aplicativo. Se fizer sentido, configure no ERP e documente. O que não vale é aceitar a exceção por conversa.
E se o aprovador estiver sem sinal ou de férias?
Por isso o substituto precisa estar cadastrado no ERP com a mesma regra de alçada. A pendência passa a ele, e não para uma mensagem informal.
Próximo passo: levante as últimas compras urgentes que foram aprovadas fora do sistema e leve a lista para compras e TI. Ela mostra quais critérios e quais substitutos faltam na configuração.