Em muitas distribuidoras e indústrias, o caminho de um pedido é parecido: o vendedor combina com o cliente por WhatsApp, anota numa planilha ou manda por e-mail, e alguém do administrativo digita tudo de novo no ERP. Cada etapa dessas é uma chance de erro e uma espera.
O custo escondido da redigitação
- Erro de digitação: código de produto, quantidade, condição de pagamento ou tabela de preço trocados.
- Atraso: o pedido só existe para o ERP quando alguém tem tempo de digitar.
- Cliente no escuro: sem pedido no sistema, ninguém responde com segurança "meu pedido saiu?".
- Crédito descoberto tarde: o bloqueio por título vencido ou limite estourado aparece depois que o vendedor já prometeu a entrega.
O que um portal de vendas integrado precisa resolver
Um portal só elimina a redigitação se o pedido nasce já com as regras do ERP. Na prática, isso significa:
- Preço e condição vindos do cadastro. O vendedor escolhe o cliente e o portal traz a tabela de preço e as condições dele, sem digitar.
- Imposto estimado na tela. IPI e substituição tributária aparecem antes de fechar, para o vendedor negociar com o número real em mãos. O valor fiscal final continua sendo apurado pelo ERP.
- Crédito e risco na hora. Se há título vencido ou limite estourado, o vendedor sabe antes de prometer, e a empresa pode reter o pedido para aprovação.
- Alçada de desconto. O que passa do limite do vendedor vira orçamento para aprovação, sem travar a negociação.
- Retorno de situação. Aguardando ERP, liberado, faturado ou rejeitado, com o motivo, visíveis para vendedor e cliente.
O cliente também deveria poder acompanhar
Boa parte das ligações para o comercial e o financeiro é de cliente querendo saber de pedido, nota ou boleto. Quando o portal oferece o acompanhamento do pedido, o download de nota fiscal e o pagamento de títulos, essas perguntas deixam de chegar por telefone.
Por onde começar
Não é preciso mudar tudo de uma vez. Um caminho que costuma funcionar:
- Escolha um grupo pequeno de vendedores e uma filial.
- Integre com o ambiente de testes do ERP e valide preço, impostos e crédito.
- Só depois amplie para toda a equipe e para os clientes finais.
É esse o roteiro do OrderPro, o portal de pedidos, relacionamento e cobrança da FBS Portais, que se conecta ao ERP por API.