Para registrar recusa de entrega e devolução de mercadoria no sistema, o motorista precisa lançar o motivo, a foto e os itens recusados na hora, no local. Assim a equipe interna recebe o dado pronto no ERP, sem depender de ligação ou mensagem.
Onde o registro de recusa costuma falhar
Na maioria dos casos, a recusa vira um recado. O motorista avisa por telefone ou WhatsApp, alguém anota e a devolução só é tratada quando a mercadoria chega ao galpão.
Nesse caminho, o motivo se perde, a foto fica no celular de alguém e ninguém sabe se a recusa foi total ou de um item só. O financeiro e o faturamento trabalham no escuro.
O que o motorista deve registrar na hora
- Tipo da recusa. Total ou parcial, definido antes de qualquer outro campo.
- Motivo. Escolhido de uma lista padronizada, sem campo livre como único recurso. Por exemplo: avaria, item errado, quantidade divergente, cliente fechado.
- Conferência por item. Cada item com a quantidade aceita e a quantidade recusada.
- Foto. Da mercadoria, da embalagem ou da divergência, tirada no ato.
- Quem recusou. Nome de quem atendeu e, se fizer sentido no seu processo, o documento.
A lista de motivos é o que permite, depois, enxergar padrões: qual transportadora tem mais avaria, qual produto volta mais. Com texto livre, isso vira leitura manual.
Como o dado chega ao ERP
O registro só ajuda se for para o ERP e não para uma planilha paralela. O app envia a recusa por integração, e a equipe interna vê o motivo, a foto e os itens ligados à nota fiscal correta.
No Routkey · Controle de Entregas, o app do motorista tem foto, assinatura e conferência por item, e funciona sem sinal. O registro feito em uma rua sem cobertura segue para o ERP quando o aparelho reconectar. Sobre o risco de duplicidade nesse caso, veja app de entrega offline e registro duplicado.
O que a equipe interna faz com a recusa
Com o dado no ERP, cada área age no seu pedaço. A logística programa o retorno da mercadoria, o comercial fala com o cliente e o financeiro trata a cobrança conforme as regras do ERP.
Em recusa parcial, a conferência por item mostra exatamente o que ficou e o que volta. Ninguém precisa abrir a nota para adivinhar. O mesmo vale quando o canhoto não volta: confira o que fazer quando o canhoto de entrega não volta.
A foto é obrigatória na recusa?
Isso é uma regra de processo que você define. Na prática, exigir foto em recusas por avaria ou divergência protege a empresa e a transportadora numa eventual contestação.
Dá para registrar recusa parcial sem cancelar a entrega inteira?
Dá, desde que o app trabalhe com conferência por item. Os itens aceitos seguem como entregues e só os recusados entram no fluxo de devolução.
Próximo passo: junte logística, financeiro e comercial e liste os motivos de recusa que vocês realmente usam. Com essa lista fechada, fica simples definir o que o motorista registra e o que o ERP precisa receber.